Comment stocker vos archives de façon optimale ?

La problématique du stockage d’archive en entreprise se pose régulièrement. Comment et où entreposer tous vos documents sans risque de fuite ou de perte. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions pour répondre à cette question.

Il faut se souvenir qu’il est nécessaire de conserver pour une entreprise :

 

  • Les dossiers commerciaux
  • Les dossiers fiscaux
  • Les dossiers comptables
  • Les dossiers liés au social (registre du personnel – bulletin de paie …)
  • Les dossiers juridiques …

Cela constitue une masse importante de documents qu’il faut sauvegarder pendant plusieurs années.

 

Le stockage numérique des documents

 

Vous pouvez notamment utiliser des logiciels informatiques afin de scanner tous vos documents et de les retrouver rapidement si besoin. L’avantage de cette solution est qu’elle n’est pas périssable (les documents numériques restent intacts) et qu’elle est pratique d’un point de vue rangement puisqu’elle ne nécessite aucun espace de stockage physique.

Depuis 2017 – il est autorisé de conserver des copies électroniques de la plupart documents mais cela nécessite de suivre un process précis permettant par exemple de générer une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie est détectable.

 

L’intérêt d’un stockage d’archives physiques :

 

La complexité du process est la raison principale qui nous pousse à vous recommander aussi le stockage physique. Si vous possédez une salle dédiée au stockage, il vous est alors simple de la sécuriser afin d’éviter toute intrusion. Vos données sont aussi plus faciles à protéger que sur un logiciel potentiellement piratable. Il existe cependant des désavantages au stockage physique mais pas irrémédiable. Les risques d’incendies font notamment partie de ses désavantages. Il faut donc s’assurer que la pièce est bien protégée du feu et que rien n’est susceptible de déclarer un incendie à l’intérieur de la pièce de stockage.

De nombreuses sociétés proposent des solutions de rayonnages pour le stockage de document. Nous vous conseillons de conserver pour les documents les plus importants une sauvegarde physique.

 

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