Comment instaurer une dynamique de tri de papier en entreprise ?

Depuis que nous sommes entrés dans l’ère du digital, l’utilisation du format papier tend à se réduire. Cependant, les quantités de dossiers et d’impressions à gérer restent considérables.

Afin d’optimiser ou en tout de cas de simplifier la gestion de vos papiers, nous vous proposons de suivre quelques principes d’organisation et de rangement fondamentaux. Des réflexes à avoir que l’on a tendance à ne pas suivre ou à oublier lorsque l’on est soumis à un fort rythme de travail, mais qui permettent de gagner du temps par la suite.

Les mauvais réflexes : ce qu’il ne faut pas faire

Tout d’abord, il est important de souligner qu’il n’y a pas de méthode parfaite. Il s’agit avant tout de mettre en application des réflexes que l’on a tendance à perdre avec le temps. Soit en privilégiant le rendement immédiat, soit parce nous ne sommes pas assez consciencieux. 

En effet, lorsque l’on finalise une tâche ou l’on termine un dossier, on a toujours tendance à le mettre sur le haut d’une pile ou à le ranger dans le tiroir des fichiers les plus récents.

L’astuce : donner un nom au dossier

Afin d’éviter ce genre de procédés, il est très important dans un premier temps de donner un nom à votre dossier. Ce nom vous permettra de les ranger par ordre alphabétique ou par thème. Il est donc préférable d’avoir des archives classées alphabétiquement que par ordre chronologique. Cela permettra par exemple à tout nouveau collègue arrivant dans l’entreprise de retrouver un dossier alors qu’il ne saura pas forcément à quelle période il avait été conclu.

Les outils à employer pour mieux s’organiser

Pour mener à bien ce projet de rangement, avec une véritable rigueur, il vous faut bien évidemment vous munir des outils adéquats. En effet, l’utilisation de bonnes fournitures de bureau telles que des pochettes couleurs vous permettront de définir une couleur par thème ou par mois et ainsi de retrouver vos dossiers plus facilement. De plus, des trieurs ou des classeurs vous seront d’une grande aide pour bien organiser vos documents.

Vous pourrez ainsi tout rassembler dans une boîte d’archives que vous archiverez. Vous n’aurez ainsi plus de problèmes de désordre ni de perte de temps. Vos documents ne seront plus éparpillés et vous pourrez consulter vos dossiers en un claquement de doigts car vous saurez où ils sont rangés. L’installation de dossiers suspendus vous donne la possibilité d’optimiser la place et de trier absolument tous les papiers que vous rangez dans votre bureau, que ce soit dans un tiroir, une armoire, etc.

Et pour finir, afin de régler le problème des feuilles volantes, vous pourrez les regrouper dans une chemise de classement pour chaque dossier. Cela vous évitera de les perdre et vous pourrez ainsi ranger la chemise avec le reste des documents du dossier en question.  

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