Comment bien classer ses factures en entreprise ?

Le rangement de tous les papiers administratifs, et notamment les factures, se révèle souvent être une activité rebutante. En effet, il faut se replonger dans des documents anciens et trouver une méthode pour les classer de manière claire. Si cette tâche n’est pas la plus passionnante qu’il soit, elle n’en demeure pas moins importante pour une bonne gestion de l’entreprise. Voyons ensemble comment bien classer ses factures.

Idée n°1 : Préparer le classement en amont

En effet, il s’agit d’une bonne habitude à prendre qui va vous faire gagner beaucoup de temps. Plutôt que de ne penser au classement de vos factures qu’une fois que vous y êtes confronté(e), essayez de vous faciliter la tâche avant même que le classement n’ait commencé. Pour cela, essayer de procéder à un premier tri. Celui-ci peut se faire de plusieurs manières. Ainsi vous pouvez par exemple répartir vos factures dans plusieurs dossiers temporaires. Il ne vous restera plus qu’à les mettre dans les classeurs adéquats par la suite, le tri principal sera déjà effectué. Une autre technique consiste à les marquer, afin de repérer au premier coup d’œil de quel type de document il s’agit. Pour cela, vous pouvez utiliser un tampon personnalisé pour « marquer » vos factures et ainsi les ranger plus facilement selon la couleur ou le libellé de la marque apposée.

Idée n°2 : Faites votre classement régulièrement

Cette règle, applicable à un nombre important d’autres tâches, est tout à fait pertinente pour le classement de vos factures. En effet, évitez de repousser le rangement, même si vous n’en avez pas envie. En effet, il faudra le faire à un moment ou un autre, et plus vous repoussez, plus il y aura de documents à mettre en ordre et de temps à y consacrer. Pourquoi alors ne pas réserver un moment régulièrement pour classer vos factures ? Il est fort possible que, combiné avec notre premier conseil, 10 minutes chaque semaine soient amplement suffisantes pour procéder à la classification de vos documents. De plus, vous gagnerez en efficacité dans votre travail, puisque même les documents plutôt récents seront mis en ordre.

Idée n°3 : Pensez informatique !

Il s’agit là d’une pratique de plus en plus tendance, mais certaines entreprises préfèrent encore avoir le format papier. Pourtant, le format dématérialisé présente de nombreux avantages, en plus de réduire la consommation de papier et d’encre.

En effet, stocker toutes vos factures sur ordinateur vous permettra de les ranger plus rapidement : il suffit simplement de créer les dossiers adéquats et de déplacer les documents à l’intérieur. L’avantage est que vous pouvez le classer dès la réception du fichier, et que même s’il vous faut le retrouver plus tard, vous pouvez toujours le rouvrir rapidement en lançant une recherche sur votre ordinateur. Il y a cependant une règle à respecter : pensez à nommer vos documents de manière claire et sans équivoque afin que le classement s’en retrouve facilité et que la recherche donne des résultats.

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